Fatturazione elettronica come funziona in pratica

La fatturazione elettronica è entrata in vigore a partire dal 1° gennaio 2019 tra privati e aziende per qualsiasi tipo documento fiscale che serva a riscuotere denaro a fronte di cessione di beni e/o servizi. 

L’obbligo di fatturazione elettronica, è bene ricordare, che fu anticipato già al 1 luglio 2018 per le fatture e ricevute emesse per:

  • prestazioni di servizi resi da subappaltatori e subcontraenti per il settore degli appalti pubblici.

I documenti emessi vengono prodotti in un file .XML (eXtensible Markup Language) e la sua caratteristica è quella di avere informazioni specifiche in forma di dati strutturati secondo il formato FatturaPA in vigore col DM 55/2013. Le informazioni contenute sono le stesse dei documenti cartacei che si emettevano sino all’anno scorso. Con questa modalità si ha il vantaggio di ridurre la carta e la conservazione dei documenti in raccoglitori per la durata di 10 lunghi anni, perchè questi vengono automaticamente conservati in formato elettronico.

Questo tipo di fatturazione permette di emettere e ricevere fatture e ricevute solo tramite l’utilizzo del Sistema di Interscambio (SdI).

Come funziona in pratica la fatturazione elettronica

I passaggi della fatturazione elettronica sono i seguenti e standard per tutti che si utilizzi il sistema diretto dell’Agenzia delle Entrate o software studiati apposta da poter scaricare sul proprio PC o per uso diretto online e sono:

  • compilazione tramite un software di fattura elettronica inserendo come per le fatture cartacee, mittente – destinatario – data – numero cronologico del documento – descrizione del bene o servizio – imponibile – IVA,
  • la fattura deve essere firmata digitalmente prima dell’invio, modalità che con la scelta di un software di fatturazione avviene in automatico semplificando il processo di interscambio,
  • si esegue poi l’invio della fattura tramite il Sistema di Interscambio, passaggio obbligatorio per tutte le fatture sia verso privati che verso la Pubblica Amministrazione,
  • avvengono poi i controlli automatici previsti e a seguire lo stesso SdI provvede a inviare il documento al soggetto a cui è indirizzato,
  • il mittente riceverà conferma di invio e consegna del documento.

Questa modalità di invio serve per verificare che siano stati inseriti tutti i dati, che siano corretti e che il formato del documento sia corretto. Ogni invio di documento elettrico viene poi collegato ad un codice alfanumerico, calcolato dallo stesso SdI e che viene riportato nella ricevuta di invio.  

Da non dimenticare che per l’invio è necessario essere in possesso della PEC in caso di soggetti privati come riceventi e Codice destinatario SdI quando il ricevente possiede un codice di accreditamento SdI. In molti casi il codice SdI viene identificato in quello stesso dell’ufficio del commercialista.

Fatturazione elettronica altre cose da sapere

Nel caso si sbagli ad emettere un documento è possibile elaborare Nota Credito o di Debito e riemettere la fattura corretta. Note Credito e Debito devono essere emesse tramite il Sistema di Interscambio e inviate al destinatario. 

E’ anche possibile che si ricevano documenti elettronici indirizzati ad altri, molti li ignorano, ma sarebbe opportuno segnarlo così che possano essere riemessi correttamente e inviati al giusto destinatario.

Le attività hanno dovuto mettersi in regola fin da subito con questa modalità di fatturazione, che ha reso la vita difficile soprattutto per i piccoli artigiani o negozianti che si sono rivolti ad esempio ai loro commercialisti per l’emissione delle ricevute.

I vantaggi di affidarsi ad un software per la fatturazione elettronica sono, oltre a quello della firma elettronica immediata, anche quello di avere assistenza in caso di difficoltà per le prime compilazioni o errori di sistema. Inoltre è possibile anche importare i documenti in modo semiautomatico all’interno del proprio gestionale di magazzino, così da avere sempre le giacenze prodotti corrette in tempo reale e anche uno scadenzario.

In si possono inviare le fatture emesse al proprio commercialista in formato compresso e automatico, basta inserire la sua mail, in questo modo lo stesso avrà in tempo reale il documento e potrà tenere la contabilità e le registrazioni ancora più velocemente.

La fatturazione elettronica sta permettendo la riduzione del tempo nelle procedure di registrazione delle documentazioni soprattutto per le grandi e medie imprese, ma anche per quelle piccole questo aspetto non va sottovalutato.

Oggi non si può fare a meno di un software di fatturazione elettronica per obbligo di legge, ma visti i vantaggi forse non è poi così male siete d’accordo con noi vero?!

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